Starten Sie mit der Registrierung

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir freuen uns, dass Sie sich für CM Studio .ECM-CLOUD entschieden haben und nun die notwendige Benutzer-Registrierung durchführen möchten. Bevor Sie Ihren Lizenzschlüssel mit den notwendigen Registierdaten und den technischen Zugriffsdaten zur Archivierung Ihrer Dokumente sowie Ihre(s/r) E-Mail Account(s) hier eingeben, möchten wir Sie auf verschiedene überaus wichtige Aspekte der revisionssicheren Dokumenten- und E-Mail Archivierung hinweisen.

Mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 zu »Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten - zugriff (GoBD)« beschreibt die Finanzverwaltung, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse künftig gelten. Dabei nehmen die Anforderungen an die Aufbewahrung einen breiten Raum ein. Die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten sind in den folgenden zehn Merksätzen dargestellt. Die wichtigsten Kriterien für die rechtskonforme elektronische Archivierung von Dokumenten und E-Mails hat die BITKOM unter folgenden zwei Links zusammengefasst:

E-Mail-Archivierung: https://www.bitkom.org/
und Dokumenten-Archivierung: https:www.bitkom.org/

Bitte lesen Sie sich diese beiden Dokumente aufmerksam durch und überprüfen Sie, ob Sie die dort aufgeführten Voraussetzungen und organisatorischen Anforderungen an Ihre elektronische Archivierung erfüllen.

Dokumente und E-Mails sind unverändert und vollständig zu archivieren

Die GoBD führen aus, dass die reine Ablage von Daten oder elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Entsprechend gilt ebenfalls, dass die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen grundsätzlich nicht ausreicht. CM Studio .ECM-CLOUD übernimmt sowohl die Archivierung Ihrer Dokumente als auch die Ihrer E-Mails unter dem Aspekt der unveränderbaren Archivierung.

Um die Unveränderbarkeit und die Vollständigkeit Ihres E-Mail Archivs zu gewährleisten, müssen Sie allerdings das Setup Ihrer Mailbox entsprechend konfigurieren und notwendigerweise auch sicherstellen, dass eingehende wie ausgehende E-Mails frühestens nach 7 Tagen gelöscht werden. Hierzu haben wir Ihnen eine umfangreiche Dokumentation erstellt, die Ihnen zeigt, wie Sie in Ihren E-Mail Client sowohl auf Ihrem PC / Notebook als auch auf Ihren mobilen Geräten wie SmartPhone oder Tablet ordnungsgemäss konfigurieren, damit dieses Kriterium der revisionssicheren E-Mail Archivierung erfüllt wird. Die zugehörige Dokumentation können Sie unter folgendem Link herunterladen:

http://www.email-archive-server.com/de/email-client-setup/

Bitte prüfen Sie die Setup-Einstellungen Ihres E-Mail Clients anhand unserer Setup-Dokumentation.

Bitte beachten Sie weiterhin, dass die tägliche Archivierung Ihrer E-Mails jeweils gegen 19.00 Uhr am Abend startet und über Nacht den aktuellen Stand Ihrer Mailbox synchronisiert.

Dieser Syncprozess findet einmal pro Tag statt und aktualisiert Ihr E-Mail Archiv täglich wie hier erläutert. Aus diesem Grund ist eine entsprechende Konfiguration der "Löschfunktion" von E-Mails in Ihrem E-Mail Client überaus wichtig für den korrekten Ablauf des Archivierungsprozesses. CM Studio .ECM-CLOUD archiviert ebenfalls alle gelöschten E-Mails, wenn Sie die SETUP-Vorschriften beachten und die 'gelöschten E-Mails' sich innerhalb Ihres IMAP-Ordners auf Ihrem Mailserver befinden.

Der Umgang mit digital zu archivierenden Dokumenten und E-Mails ist zu dokumentieren

Das Prozedere des Empfangs und Versands von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die Verfahrensdokumentation muss insbesondere ausführen, wie die in den GoBD definierten Ordnungskriterien umgesetzt wurden. Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten verständlich formuliert und in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Die Verfahrensdokumentation ist fortzuschreiben (Versionierung) und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.

Für eine vollständige Verfahrensdokumentation stellt MASCH Ihnen die folgenden Dokumente zur Verfügung:

1. Dokumentation zur korrekten E-Mail Client Konfiguration:  http://www.email-archive-server.com/de/email-client-setup/
2. Dokumentation zum technischen Archivierungsverfahren von CM Studio .E-ARCHIVE CLOUD stellen wir auf Anfrage jedem registrierten Kunden zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich unter Angabe Ihres Lizenzschlüssels hierfür über unser Kontaktformular an unseren technischen Support.

Vergessen Sie bitte nicht die notwendige Verfahrensdokumentation zu Ihren organisatorischen Maßnahmen zu erstellen und diese regelmäßig zu aktualisieren. Hierzu gehört auch, dass Sie notwendige Passwort-Änderungen, die Sie an Ihrem Mailbox-Zugang durchführen umgehend auch für Ihre E-Mail Archivierung erfassen. Wir haben Ihnen hier die BITKOM Checkliste zur GoBD verlinkt:

https://www.bitkom.org/

Im Kapitel 6 dieses Dokumentes finden Sie alle Hinweise zur Erstellung einer ordnungsgemässen Verfahrensdokumentation.

Starten Sie nun die Lizenz-Registrierung

Klicken Sie einfach hier und starten Sie nun den Registrierungs-Prozess für Ihre CM Studio .ECM-CLOUD Lizenz...