MASCH Software Solutions
 
 

Rechtskonform archiviert mit CM Studio .ECM-CLOUD

Rechtliche Grundlagen nach GoBD

Mit der CLOUD-basierten Dokumentenverwaltung und E-Mail-Archivierung von MASCH Software Solutions sind Ihre Unternehmensdaten sicher und rechtskonform abgelegt. Dafür sorgt der leistungsstarke Archivserver in beiden Anwendungen: 

CM Studio .ECM-CLOUD und CM Studio .E-ARCHIVE CLOUD.

Beide Anwendungen schützen Dokumente und E-Mails mit Hilfe von Verschlüsselung und internen Prüfsummen vor Manipulation oder Einsicht durch nicht autorisierte Personen.

Sensible Daten brauchen Sicherheit

Mit Hilfe von einer eigens für die Archivierung entwickelten Verschlüsselungstechnik hat MASCH die marktübliche mit 256-bit verschlüsselte Datenübertragung derart optimiert und verbessert, dass Abfragen sowie umfangreiche Berechtigungsfunktionen auch über das Internet keine Verzögerungen erzeugen. Dadurch ist ein hoher Schutz vor unberechtigtem Zugriff optimal gelöst.


Rechtliche Grundlagen nach GoBD

"Ein Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat." (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34)

Hierzu gehören nicht:

  • Schreiben zur allgemeinen Information 
  • Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluß eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995, § 257, Rn 51 2. Absatz)

E-Mails und Dokummente, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO). E-Mails und Dokumente sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen (Beck'scher Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.) Als originär digitale Dokumente sind insbesondere E-Mails zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu den GoBS, Abschn. VIII "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen").

Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E-Mail, Attachment und ERP-System

Steuerlich relevante Schriftwechsel und Kommunikation müssen nicht zwingend elektronisch archiviert werden, wenn Sie im Original per Papierversand zugestellt wurden. Wenn Sie elektronisch archivieren gilt aber sowohl für die Email-Kommunikation als auch alle papierbasierten Dokumente, dass sie nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit archiviert werden müssen. Die ordnungsmäßige Archivierung hat einen beweisrechtlichen Mehrwert: Sie bedeutet im Rahmen der freien Beweiswürdigung Beweissicherheit. Das Filtern unerbetener Werbe-Emails ist berechtigt. Werden an Mitarbeiter adressierte Nachrichten mit privatem Inhalt ausgefiltert, so sollte dies in eine Betriebsvereinbarung aufgenommen werden, um eine Strafbarkeit wegen Verletzung des Fernmeldegeheimnisses zu vermeiden.

CM Studio .ECM-CLOUD umfasst die notwendige E-Mail Archivierung

Trotz eindeutiger gesetzlicher Bestimmungen wird das Thema E-Mail-Archivierung in deutschen Unternehmen, insbesondere in kleinen und mittelständischen Betrieben nur widerwillig angenommen - obwohl dies arbeitsrechtliche und für den Unternehmer steuerrechtliche Konsequenzen haben kann.

Das Thema E-Mail-Archivierung ist zwar immer wieder Gegenstand medialer Berichterstattung, in der Praxis ist allerdings häufig nicht klar, was es bedeutet, E-Mails zu archivieren. Die Kunst der revisionssicheren und korrekten Ablage beherrschen nach Aussagen von Fachleuten vor allem im Mittelstand weniger als die Hälfte aller Unternehmen. Im Grunde ist ein Archiv digitaler Nachrichten vergleichbar mit einem Archiv gedruckter Unterlagen.


Was für die Ablage von gedruckten Unterlagen gilt, gilt auch für die elektronische Post: es muss die Unveränderbarkeit, Fälschungssicherheit, Transparenz und Rückverfolgbarkeit der Daten gewährleistet sein. Mit entsprechender Software ist das gesetzeskonform lösbar.

Aber nicht nur die rechtliche Notwendigkeit und die technischen Möglichkeiten einer E-Mail Archivierung sind für jedes Unternehmen ein wichtiges Entscheidungskriterium, auch das Wissen über rechtliche Konfliktscenarien, denn wir bieten Ihnen auch Informationen zur Fragestellung:

Steht E-Mail Archivierung im Konflikt zum Datenschutz? - Hierzu erfahren Sie unter Wissenswertes... mehr!

Wir haben Ihnen innerhalb dieses Informationsportals Grundlagen, Wissenswertes, Presseberichte aber auch aktuelle Produktinformationen zum Thema E-Mail Archivierung zusammengestellt. Wir hoffen, dass Sie hier ausreichende Informationen zur Entscheidungsgrundlage für ihr Unternehmen finden können.

Unsere Server werden in Deutschland gehostet und CM Studio .ECM-CLOUD unterliegt deutschem und EU-Datenschutzrecht. Bitte beachten Sie dazu auch unsere EULA und AGBs:
Unser zertifizierter Rechenzentrumspartner:  PLUTEX GmbH in Bremen
Nouvelle Solution GmbH - Ihr Dienstleister für Moderne Kommunikation, Cloud Services und IT Sicherheit
MSITEC - Customer Service Partner von MASCH Software Solutions
 
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