Enterprise Content Management (ECM) in der Anwendung

CM Studio .ECM-CLOUD bietet dem Anwender eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie digitales Dokumenten-Management einfach und effizient in den täglichen Arbeitsprozess eingebunden werden kann. Wir haben auf dieser Seite verschiedene Anwendungsbeispiele von Rechnungs- über Posteingang bis hin zur Aktenverwaltung aufgeführt und erläutert wie CM Studio .ECM-CLOUD diese Aufgaben für jedes Unternehmen individuell lösen kann.

Rechnungseingang

Eine Rechnung durchläuft im mittleren und großen Unternehmen oft verschiedene Abteilungen an verschiedenen Standorten. Aber selbst bei kleinen Betrieben muss eine Rechnung nach dem Posteingang geprüft, verbucht und bezahlt werden. In der Regel erfolgen diese Arbeitsschritte an mehreren Arbeitsplätzen durch unterschiedliche Personen. In beiden Fällen benötigt der mit dem Rechnungseingang verbundene Arbeitsprozess Aufwand und Zeit. Mit der Rechnungseingangslösung in CM Studio .ECM-CLOUD lassen sich die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst und können dann nach einer Eingangsprüfung an die richtigen Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden.

Optimale Steuerung dank automatisierter Arbeitsprozesse

Vor allem bietet CM Studio .ECM-CLOUD die Sicherheit, dass kein Dokument auf dem Weg vom Eingang bis zur finalen Aktenablage verloren geht, verlegt oder vergessen wird, denn die automtische Benachrichtigung bzw. Wiedervorlage von Dokumenten sichert den Arbeitsablauf und sorgt für eine 'Just-in-Time' Bearbeitung. Rechnungen werden über einen individuell vordefinierbaren Arbeitsprozess zu den entsprechenden Sachbearbeitern bzw. in die Fachabteilung weitergeleitet und von dort nach Freigabe auch an die nächste Stelle mit wenigen Mausklicks weitergeleitet.

Die Kosten/Nutzen-Rechnung mit CM Studio .ECM-CLOUD geht voll auf. Der Aufwand für die Rechnungserfassung und die damit verbundenen Durchlaufzeiten werden signifikant reduziert. Während bei größeren Unternehmen die Reduzierung der Arbeitsprozesskosten im Mittelpunkt stehen und diese bei gleichzeitiger Erhöhung der Prozess- und Datenqualität gesenkt werden können, ist vor allem für kleine Unternehmen und Selbstständige die Dokumenten-Sicherheit und die rechtzeitige Zahlungsabwicklung ein wichtiger Aspekt. Kurzum, CM Studio .ECM-CLOUD versetzt jedes Unternehmen in die Lage seinen Rechnungseingang optimal im Überblick zu behalten.

Alle gängigen ERP-Systeme, wie beispielsweise Lexware, Microsoft oder Sage können Sie mit CM Studio .ECM-CLOUD logisch und integrativ verknüpfen. Begleitende Korrespondenz, wie Belege oder E-Mails, werden mit geringem Aufwand mit der zugehörigen Rechnung verknüpft und als gemeinsame Akte abgelegt. Rechtskonformes Ablegen geschieht auf Basis der Regeln der GoBD.

Posteingang

Die Bearbeitung des Posteingangs zieht in jedem Unternehmen einen hohen Aufwand nach sich. Die eingehende Post muss geöffnet und nach Sachbearbeitern oder Zuständigkeiten der einzelnen Abteilungen sortiert werden. Es wird oftmals von Anwendern fälschlich der digitalen Dokumentenverwaltung unterstellt, dass mit Einführung einer DMS-Lösung durch das Einscannen des Post- und Rechnungseingangs ein erheblicher Mehraufwand betrieben werden muss. In Bezug auf den Einsatz von CM Studio .ECM-CLOUD ist dies definitiv falsch. Der Scan-Vorgang entspricht der klassischen Verteilung von Dokumenten in 'Post- oder Wiedervorlagekörbchen' und nimmt somit keinen zeitlichen Mehraufwand in Anspruch.

Die Eingangspost wird nach dem Einscannen wahlweise durch den erfassenden Mitarbeiter oder aber auch erst durch den eigentlichen Sachbearbeiter verschlagwortet. Der erfassende Mitarbeiter wählt beim Einscannen der Dokumente lediglich den Zielordner des jeweiligen Dokuments aus, wie er das bei der klassischen Papiervariante mit der Auswahl des Postfachs oder des Wiedervorlagekorbs getan hat. Zusätzliche Informationen zur Verschlagwortung können, müssen aber nicht, bei der Erfassung bereits mitgeteilt werden.

Die automatische Import- und Überwachungsfunktion des CM Studio .ECM-CLOUD leitet dann den jeweiligen Bearbeitungsprozess in der Abteilung bzw. bei dem entsprechenden Sachbearbeiter ein, indem der zuständige Mitarbeiter über den Dokumenteneingang per E-Mail benachrichtigt wird. Die Verschlagwortung sowie die Zuordnung von Dokumenten zu Arbeitsvorgängen findet wie bisher am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters statt. Letztendlich muss man die Einstufung von Schlagwörtern und das elektronische Verknüpfen von Dokumenten zu vollständigen Akten mit dem klassischen Kommentieren via Post-It bzw. mit der Anlage von Wiedervorlagemappen gleichsetzen.

Letztendlich gilt hier die Philosophie von MASCH für die gesamte CM Studio Produktfamilie:

Wir wollen, dass der Anwender seine gewohnten Arbeitsprozesse 1:1 weiterführen kann, lediglich die Aufbewahrung der Dokumente erfolgt nun digital. 

Aktenverwaltung und elektronische Archivierung

Die Aktenverwaltung oder englisch auch Record-Management genannt ist die zentrale Schaltstelle für alle Informationen rund um einen Arbeits- oder Geschäftsprozess. Mit der Archivierung in einer ordnerbasierten Aktenverwaltung werden innerhalb von CM Studio .ECM-CLOUD alle relevanten Informationen wie beispielsweise Korrespondenz, Personal-Dokumente oder Belege, einem Geschäftsprozess strukturiert zugeordnet und in einem sogenannten Aktenarchiv abgelegt.

Die klassische Akte ist hierbei ein virtuelles Instrument der Verknüpfung von Dokumenten bzw. elektronischen Informationen, die einem Arbeits- oder Geschäftsvorgang zugeordnet werden, an dem in der Regel unterschiedliche Mitarbeiter bzw. Abteilungen eines Unternehmens beteiligt sind. Liegen Informationen in Papierform vor, so werden diese automatisiert gescannt, erkannt und bei der Verschlagwortung klassifiziert so dass Sie bei diesem Prozess der virtuellen "Akte" zugeführt werden können.

Die größten Vorteile, insbesondere für kleine Unter­nehmen und Selbstständige bzw. Freiberufler liegen auf der Hand: